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SEC-GEN : Chargé(e) de l'exécution de la dépense et Assistant administratif H/F

Ministère - Ministère de l'Économie | Languedoc-Roussillon, Pyrénées-Orientales - Latour-de-France
Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr) Mots clés (ex. : Chargé(e) de contrôle interne) SEC-GEN : Chargé(e) de l'exécution de la dépense et Assistant administratif H/F Description du poste Domaine et métier Gestion budgétaire et financière - Contrôleuse / Contrôleur budgétaire externe Intitulé du poste SEC-GEN : Chargé(e) de l'exécution de la dépense et Assistant administratif H/F Sans objet Fonction publique de l'Etat Catégorie B (profession intermédiaire) Statut du poste Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels Descriptif de l'employeur « Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable » Le bureau immobilier et maîtrise d'ouvrage (BIMO 85 pers) du service immobilier et environnement professionnel (SIEP) assure la maîtrise d’ouvrage et la conduite des opérations immobilières significatives au secrétariat général du ministère de l'économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique. Il intervient depuis la formalisation des besoins jusqu’à la prise en charge du bâtiment, pour le compte des directions et des services des MEF mais aussi d’autres ministères. Il intervient en assistance à la conduite d’opérations, afin de formuler des propositions guidant le choix du maître d’ouvrage sur tout ou partie de l’opération. Il développe au profit des directions et services une expertise technique, juridique et économique afin de leur permettre d’optimiser leur gestion patrimoniale. Il contribue à la déclinaison locale de politiques sectorielles (amiante, accessibilité...) ainsi qu’à la démarche de globalisation entreprise par la direction des achats de l’État dans le domaine immobilier. Le bureau est certifié ISO 9001 depuis 2001 pour ses activités d’expertise, d’assistance à maîtrise d’ouvrage et de maîtrise d’ouvrage mandatée. Il est l’interlocuteur de la direction de l’immobilier de l’État. Il est composé d’un pôle de coordination situé à Paris et de six antennes : Lyon, Marseille, Nantes, Noisy-le-Grand, Strasbourg et Toulouse. Descriptif de l'employeur (suite) Au sein de l'échelon central, le pôle coordination et pilotage de projets assure la stratégie et l'ingénierie achats des marchés publics des opérations immobilières, la coordination budgétaire, le contrôle et l'exécution de la dépense et les conseils et contentieux juridiques. Un membre de l'équipe dépense (5 agents au siège et 3 agents en antenne) assure le pilotage de cette activité, en lien étroit avec le responsable du pôle. L'antenne immobilière interrégionale de Toulouse assure les activités du bureau sur les ex-régions Midi-Pyrénées, Aquitaine et Limousin. Elle est composée de 11 personnels sous la responsabilité d'un chef d'antenne, avec une équipe de chefs de projet, d'ingénieurs, d'architecte et d'économistes. Description du poste Le poste est partagé à mi-temps sur des fonctions de contrôle et d'exécution de la dépense pour le bureau et sur des fonctions d'assistance administrative pour l'antenne. Le titulaire fera partie du pôle coordination et pilotage de projets sera en charge d'un portefeuille d'opérations immobilières en propre, et intégré au sein de l’équipe en charge de la gestion des dépenses. Il a vocation à traiter toutes demandes du pôle au-delà de sa zone d’affectation géographique. Le/La titulaire du poste aura pour missions de : Au titre de ses fonctions de contrôle et d'exécution de la dépense (50%) • contrôler les dépenses : imputation budgétaire (T3 et T5 sur TF ou hors TF), disponibilité des crédits, pièces justificatives…, • analyser la partie financière des nouveaux supports contractuels (ex. marchés globaux de performance) en lien avec le chef de projet, la juriste et les acheteurs du bureau ; • proposer la structuration des engagements juridiques dans Chorus (typage ; lignes de gestion) ; • engager des marchés, accords-cadres, conventions et bons de commande, ainsi que des avenants (utilisation des SI PLACE et CHORUS); • créer des fiches d’immobilisation en cours (FIEC) et mettre en service les immobilisations • créer et gérer les tiers, traiter les avances, les retenues de garantie, les cessions de créance, les actes de sous-traitance ; • gérer les opérations de mise en paiement : états d’acomptes, états de solde, décomptes généraux définitifs, création du service fait ; • mettre en œuvre les prescriptions du contrôle interne comptable (CIC) et assurer la traçabilité de la dépense. L'exécution des opérations de dépense se réalise en lien direct avec les chefs de projet des opérations concernées ainsi que le Centre de Gestion Financière et le Département Comptable Ministériel. Le bureau travaille sous environnement EDIFLEX pour le suivi des opérations. Au titre de l'assistance administrative et logistique au sein de l'antenne (50%) Le (la) titulaire du poste sera également chargé(e) de l’assistance administrative et logistique au sein de l’antenne. A ce titre il (elle) sera un facilitateur auprès des agents pour les assister sur les volets administratif et logistique de leurs missions comme par exemple : -Assurer l’accueil physique et téléphonique et par courriel -Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes -Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions de l'antenne -Mettre en forme et valoriser des supports écrits, en assurer le suivi dans l’application dédiée -Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels de l'antenne (réception, préparation et traitement des courriers ; commandes et organisation du stock ; gestion du parc automobile ; suivi logistique et informatique ; accueil nouveaux arrivants ; commandes EPI ; autres) Conditions d'exercice particulières Télétravail possible à raison de 2 jours maximum par semaine Pic d'activité en fin d'année Tutorage initial sur plusieurs semaines à Paris, plusieurs réunions à Paris dans l'année, et exercice possible du poste ponctuellement sur Paris en cas de forte sollicitations, notamment en fin d’année pour les clôtures de gestion Description du profil recherché Un profil polyvalent, avec une aisance relationnelle, capable de travailler en équipe et en réseau. Une personne ayant déjà travaillé sous environnement CHORUS, avec une bonne connaissance générale des règles comptables et maîtrisant l'application de règles et de dispositifs. Des connaissances en passation de marchés publics sont recherchées. * réactivité * sens de l'organisation * Avoir l'esprit d'équipe Compétences candidat Compétences * CONNAISSANCES - Achats et marchés publics * CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs * CONNAISSANCES - Gestion budgétaire et comptable * SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif * SAVOIR-FAIRE - Communiquer * SAVOIR-FAIRE - Fiabiliser * SAVOIR-FAIRE - Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole * SAVOIR-FAIRE - Travailler en réseau * SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle * SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux * SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation Niveau d'études min. souhaité Niveau 4 Baccalauréat Niveau d'expérience min. requis Confirmé Informations complémentaires Fondement juridique du recrutement Art. L332-2, 2° du code général de la fonction publique Télétravail possible Localisation du poste Localisation du poste France, Occitanie, Haute Garonne (31) 1rue de la Cité 31074 TOULOUSE Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application Date de vacance de l'emploi Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre Informations générales Référence 2024-16050 Date de début de publication 26/03/2024 Date limite d'envoi des candidatures Documents requis pour postuler INFORMATIONS IMPORTANTES A L'ATTENTION DES CANDIDATS : Seules les candidatures déposées via l'outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs. En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées.Merci de joindre un CV détaillé ainsi qu'une lettre de motivation reprenant la référence de l'offre et l'intitulé exact du poste proposé. Directions et Services Service de l'immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP) * Service des Achats et des FInances (SAFI) #J-18808-Ljbffr
28/04/2024